Как вести бюджет класса: советы и варианты организации: как собирать деньги, как вести отчетность, доходы и расходы.
Итак, в вашем классе выбрали родительский комитет. Теперь необходимо распределить между собой основные обязанности. Что касается финансов, то было бы хорошо, если функции бухгалтера класса выполняет человек с соответствующим образованием или опытом работы. На первом собрании вам надо посоветоваться с учителем и совместно с родителями ответить наследующие вопросы.
1. Как собирать деньги в фонд класса: на карту или наличными?
Подробнее о сборе средств на банковскую карту в статье «Фонд класса на банковской карте: что надо знать?»
2. Как передать наличные деньги в родительский комитет для бюджета класса? Несмотря на всю простоту, это очень важный момент.
Постарайтесь не передавать деньги через детей! Только через взрослых: лично родителям или через учителя. Передавайте деньги в подписанных конвертах, так вы не забудете от кого они, когда придете домой из школы. Более того, полезно хранить эти конверты некоторое время, т.к. в случае вашей или родителей забывчивости, вы всегда сможете посмотреть, кто и когда передавал деньги. Если деньги переданы через учителя, попросите родителей сообщить вам об этом по смс, телефону или иным способом.
3. Как часто собирать деньги в классе?
На этом пункте мы остановимся поподробнее.
Первый вариант — это сбор денег в классный фонд перед каждым мероприятием или покупкой чего-то для класса.
Плюсы
Легче вести бюджет, т.к. каждый раз придется вести доходы/расходы по небольшим суммам.
Легче вернуть деньги в случае, если ребенок заболел и пропустил мероприятие.
Минусы
Вам придется регулярно тратить время на сбор денег и организацию приходно-расходной отчетности.
Если вы собираете наличными, придется по утрам или после уроков ждать родителей у входа в школу, вылавливать учителя с переданными конвертами и т.д.
Ваши постоянные просьбы и напоминания сдать деньги могут, в конце концов, надоесть кому- то из родителей и привести к конфликту.
Второй вариант, когда деньги в фонд класса собирают единоразово или несколько раз в год.
Например, на первом собрании принимают план внеклассной работы на первое полугодие и рассчитывают ориентировочную сумму расходов. Так как из года в год список мероприятий примерно одинаков, то планировать бюджет класса с каждым годом будет легче.
Плюсы
Вы не стоите с протянутой рукой десятки раз за год и не надоедаете родителям постоянными просьбами сдать деньги.
Вы тратите меньше времени на ведения таблиц прихода/расхода, т.к. в этом случае их будет всего две-три за год.
Минусы
Вам придется нести ответственность за бОльшую сумму.
Вести учет расходов бюджета класса также будет гораздо сложнее.
Сложно вести учет детей, которые по какой-то причине не были на классном мероприятии, а деньги были отданы из фонда класса. Систему пересчета по таким вопросам надо обязательно обсудить со всеми родителями.
Возможно, вы выберите комбинированную схему ведению классного бюджета, когда деньги на хозяйственные расходы собираются единоразово, а на мероприятия по факту их проведения. В любом случае, не забывайте вести учет прихода денег и их расхода. Храните чеки, договора, переводы, которые вы осуществляете по карте, записывайте расходы, совершенные без документов с указанием цели и ФИО того, кому они переданы. Скачать шаблоны документов для ведения доходов и расходов бюджета класса.